تحقيق الاستفادة القصوى من حضور المؤتمرات الافتراضية

مع نهاية جائحة كورونا COVID-19 في دول مختلفة حول العالم، تمكنّا أخيرًا من حضور المؤتمرات مرة أخرى. ومع ذلك، لا تزال الكثير من المؤتمرات في الوقت الحالي تعقد بشكل افتراضي. لقد عزّز هذا من بدائل التعلم الافتراضي، في ظل التكهنات بأن هذه الجائحة سرّعت من وتيرة التغيير في مختلف مجالات التعليم والتدريب والتوظيف. 

تسمح المؤتمرات الافتراضية لعدد أكبر من الأشخاص بحضورها والمشاركة بها. توفر العديد من المؤتمرات الافتراضية رسومًا منخفضة جدًا للطلبة بمختلف مراحلهم الدراسية، مما يسمح لمزيد من الطلبة بالمشاركة في المؤتمرات - خاصةً وأن تكاليف السفر غير مشمولة في تكلفة حضور المؤتمر. عندما تتمكن من حضور المؤتمر وأنت مرتاح في منزلك، فسيكون من الأسهل بكثير الجمع بين حضور المؤتمر والتزامات الرعاية الخاصة بك. لم يعد علينا القلق بشأن البصمة الكربونية لحضور المؤتمر بعد الآن.

في الوقت نفسه، يؤدي عدم التواجد معًا فعليًا إلى القضاء على بعض فرص الشبكة المتاحة سابقًا. نفتقد الخروج لتناول الغداء مع معارفنا القدامى، واحتساء القهوة مع زملاء العمل السابقين، ووجود لقاءات غير متوقعة في قاعة المؤتمرات. لقد أعرب بعض مقدمي الرعاية عن أسفهم لعدم قدرتنا على قضاء هذا الوقت في حضور المؤتمرات إلى جانب العلماء والباحثين، في الوقت الذي يمكننا فيه التركيز فقط على هويتنا المهنية والحصول على نوم جيد في الليل.

أنا واثق من أن العديد من المؤتمرات ستستمر في تقديم نماذج مختلطة في المستقبل، وأن شكلًا من أشكال الحضور الافتراضي للمؤتمر سيظل شائعًا وسيبقى معنا. يجمع هذا المنشور أفضل النصائح لحضور مؤتمر افتراضي ما بعد جائحة كورونا COVID-19، وكذلك لتحقيق أقصى استفادة من حضورك الافتراضي المستقبلي إلى مؤتمر مختلط.

1. فهم البرنامج وإكماله

ما هو شكل المؤتمر الافتراضي وكيف ينعقد؟ هل ستكون قادرًا على مشاهدة العروض التقديمية المسجلة مسبقًا في وقت فراغك، أو دراسة الملصق في وقت استراحتك، ثم التحدث أو المناقشة الصوتية مع المقدمين؟ هل سيتم بث جميع الجلسات مباشرة؟ من المهم فهم شكل المؤتمر وتنسيقه من حيث صلته بالوضع الافتراضي وتكيفه معه. نحن نرى الآن أن المؤتمرات يتم توزيعها على مدار عدة أيام لاستيعاب المزيد من المناطق الزمنية، وفصل اجتماعات اللجان عن جلسات العروض التقديمية، أو أنها تتضمن كلًا من الأنشطة المتزامنة وغير المتزامنة.

2. إتاحة الوقت لنفسك للحضور

بمجرد معرفة تخطيط الجدول الزمني، حدد التقويم الخاص بك بالاجتماعات والجلسات التي ترغب في حضورها، بالإضافة إلى تخصيص الوقت لقراءة الأوراق أو مراجعة الملصقات أو المشاركة في أنشطة أخرى غير متزامنة. قد تميل إلى الاعتقاد بأنه نظرًا لأنك لا تسافر، يمكنك فقط الضغط عليه كلما بدا ذلك مناسبًا. لا تقع في هذه المرحلة - بدلًا من ذلك، خطط مسبقًا للمشاركة الكاملة حقًا والحصول على أقصى استفادة من مشاركتك في المؤتمر.

3. ارفع يدك فعليًا

تأكد من أنك تعرف كيفية التفاعل، إذا كنت ترغب في المشاركة بنشاط. هل يمكنك رفع يدك لطلب الإذن بالتحدث أثناء المناقشة؟ هل يجب أن ترسل سؤالك عبر الدردشة أو الأسئلة والأجوبة؟ قد تجد صعوبة في التفاعل في بيئة افتراضية مقارنة بالاجتماع الشخصي، ولكن حاول التغلب على هذا العائق. تتمتع المشاركة بنشاط أكبر بميزة جذب الانتباه والملاحظة، والمشاركة على مستوى أعمق في الموضوعات - كما أنه من الرائع أيضًا لمقدمي العروض والمنسقين إجراء مناقشة تفاعلية.

4. احضر أنشطة التواصل

لا ترفض التجمعات والأحداث للشبكات الخاصة بك؛ لأن معظمها أصبحت الآن افتراضية. تتمتع العديد من المؤتمرات الآن بأحداث تواصل قيّمة حقًا، حيث تعلمنا ما الذي يعمل بشكل جيد وما لا يعمل بشكل جيد في الشبكات الافتراضية خلال العام الماضي. يمكنك المشاركة في غرف منفصلة مركزة للمحادثات، أو الانضمام بطرق إبداعية وممتعة مثل غرفة الهروب الافتراضية لمقابلة أشخاص جدد في مجال عملك.

5. أرسل بريدًا إلكترونيًا للمتابعة

إذا أثار أحد العروض التقديمية انتباهك، فلا تتردد في المتابعة برسالة بريد إلكتروني. قد تتطلب منك الأحداث الشخصية البقاء في الغرفة؛ لإجراء مناقشة موجزة مع مقدم العرض. إن إرسال بريد إلكتروني لإعلام مقدم العرض أنك مهتم بعمله هو نظير المؤتمر الافتراضي. يمكنك أن تطلب منهم مشاركة عرضهم التقديمي معك، أو مشاركة مقال حديث معك، أو يمكنك طرح سؤال متابعة، أو إرسال بعض أعمالك إذا كانت ذات صلة.

6. اشترك في جلسة التحضير

يعد حضور جلسة تدريبية لمقدمي العروض التي يقدمها المؤتمر فكرة جيدة. سيساعدك في فهم البرنامج الذي ستستخدمه لتقديم العرض التقديمي الخاص بك. حتى لو كنت تعتقد أنك تعرف كيفية استخدام البرنامج جيدًا الآن، فمن اللائق أن تحضر. علاوةً على ذلك، سيسمح لك بفرصة التعرف على المنظمين والمقدمين الآخرين بشكل أفضل، لذا اعتبر هذه فرصة إضافية للتواصل.