كيفية إدارة الأوراق البحثية والتخطيط لها بصورة فعالة

في بداية مسيرتك البحثية، قد تقوم استفدت كثيرًا من العمل على ورقة بحثية، وهذا أمر طبيعي ومقبول ولا بأس به؛ إنها مهارة تتعلمها وسوف يستغرق الأمر بعض الممارسة قبل أن تتقن مهارة الكتابة الأكاديمية. مع اكتساب المزيد من الخبرة والتقدم في حياتك المهنية والتعليمية، فقد تجد نفسك تنتقل إلى مرحلة جديدة من الكتابة، وهي مرحلة إجراء العديد من الأوراق البحثية في وقت واحد.

قد يكون إجراء أوراق بحثية متعددة في نفس الوقت أمرًا فوضويًا ومربكًا وغير مريحًا. ستحتاج إلى العثور على طريقة لتتبع المواعيد النهائية، وتحديد ما إذا كنت بحاجة إلى الذهاب وإخطار المحرر لاستعادة تعليقاتك؛ إذا لم تتم إعادتها بعد عدة أشهر، وتتبع ردود المؤلفين المشاركين. أو ربما تكون قد قمت بلصق أحد الأشكال في ورقتك، ثم نسيت المكان الذي تركت فيه هذا الرسم على الأرض، عندما تحتاج إلى تحميل نسخة عالية الجودة منه.

سأناقش في هذا المنشور الجوانب المختلفة لإدارة الأوراق البحثية قيد التقدم. سيكون هناك بعض التخطيط المتضمن، والتتبع المنتظم للمستندات وعمل القوائم. النظام الذي أستخدمه مدمج مع نظام إدارة الوقت الخاص بي، وقد لا يكون مناسبًا لك تمامًا. أكثر من أي شيء آخر، يهدف هذا المنشور إلى إلهامك ببعض الأفكار، بدلًا من تقديم نظام محكم يجب عليك تكراره. الآن مع هذا التحذير بعيدًا عن الطريق، دعني أوضح لك النظام الذي أستخدمه حاليًا:

1. تخطيط العمل على أوراقك

أستخدم مستند جوجل Google لتتبع الأوراق التي أعمل عليها والأوراق التي أخطط لكتابتها. أستخدم جدول بيانات في محرّر مستندات جوجل لهذا الغرض، وهو أسلوب منخفض التقنية إلى حد ما للتخطيط، ولكن دعني أوضح لماذا أفضل محرّر مستندات جوجل لهذا العمل:

• قابل للمشاركة: أشارك مستند Google هذا مع الأشخاص الذين هم في كثير من الأحيان المؤلفون المشاركون لي. لست مضطرًا إلى إرسال ملف محدث في كل مرة أقوم فيها بإجراء تغيير؛ لأنه يمكنهم ببساطة عرض أحدث إصدار متى أرادوا التحقق من تقدمنا. وإذا احتجت في أي وقت إلى طباعة أو لقطة زمنية لهذا الجدول، فيمكنني طباعته بسهولة (كملف PDF أو طباعة ورقية) واستخدامه في أشياء مثل التقييم السنوي الخاص بي.

• يمكن الوصول إليه: إذا كانت لدي فكرة عن ورقة بحثية معينة يجب أن أكتبها، أو إذا كنت مسافرًا ونسيت المسافة التي أمضيتها مع ورقة معينة، فيمكنني ببساطة فتح هذا المستند على السحابة والتحقق من الجدول. هذه الميزة مفيدة للغاية خاصةً للذين يعملون في مؤسسات متباعدة مكانيًا. 

• نظرة عامة على التواريخ والأفراد: جدول مستنداتي في Google أساسي تمامًا وبسيط للغاية، ويتكون من الأعمدة التالية فقط: "الورقة"، الذي يحتوي على عنوان مختصر للورقة، وغالبًا ما يكون وثيق الصلة بالمجلة التي أتطلع في النشر لديها، "الموضوع"، والذي يحتوي أيضًا على موضوع الورقة، يتضمن "المجلة/المكان"، المجلة أو المؤتمر الذي أريد نشر هذا العمل فيه. "المسودة الأولى" وتحتوي على الموعد النهائي للمسودة الورقة، "التنقيحات" لديه الموعد النهائي لتلقي المراجعات من المؤلفين المشاركين، "التقديم" هو الموعد النهائي المستهدف لتقديمي الأول. بعد ذلك، بالإضافة إلى الأعمدة المذكورة سابقًا، أستخدم ما يلي في الجولة الثانية من المراجعات: "مراجعة المسودة" و "المراجعة" و "إعادة التقديم". أخيرًا، لدي عمود استخدمه لتدوين الملاحظات لنفسي.

• تدوين الملاحظات: نظرًا لأنني أستخدم مستندًا بسيطًا يعتمد على جدول بيانات، فيمكنني كتابة بعض الملاحظات في عمود منفصل. ماذا يحدث هنا؟ على سبيل المثال، إذا تم رفض ورقة بحثية ما، فإنني أدوّن أي ملاحظة حول الأماكن الأخرى، التي يمكن نشرها فيها ومتى يمكنني إعادة النظر في إعادة كتابتها. بدلًا من ذلك، أكتب أنني بحاجة إلى سؤال الآخرين عما إذا كانوا يريدون أن يكونوا مؤلفين مشاركين في العمل البحثي.

• الترميز اللوني: أستخدم نظام ترميز لوني بسيط في الورقة (عن طريق ملء خلفية الخلايا في العمود الأول): الأخضر للأوراق التي اكتملت تمامًا، والأزرق الفاتح للأوراق التي لم تستكمل أو قيد المراجعة، والبرتقالي للأوراق قيد التقدم، والأحمر للأوراق التي لم أبدأ بعد بإعدادها.

2. رسائل التذكير والخطط المستقبلية

بالإضافة إلى مستند جوجل Google Doc مع جدول التخطيط، أضع أيضًا مواعيد نهائية صارمة ومفروضة ذاتيًا على تطبيق قائمة المهام الخاصة بي. أستخدم أداة Todoist، ولدي مشروع مستقل يسمى "كتابة الأوراق". ليس لدي فقط مواعيد نهائية (والتي تظهر كتذكيرات على موقع الأداة، والتطبيق على هاتفي وجهازي اللوحي، وما إلى ذلك)، ولكن لدي كذلك تذكيرات لتواريخ البدء (عندما أخطط لبدء العمل على ورقة)، وأفكار غامضة للأوراق التي ليس لها موعد نهائي، ولكني أراجعها من وقت لآخر - على الرغم من أنني ما زلت غارقًا تمامًا في إنهاء الأوراق الناتجة عن أطروحتي البحثية.

عندما يظهر تذكير "ببدء الكتابة" في هذه الأداة (أو الأفضل من ذلك، في  طريقة عرض الأيام السبعة المقبلة التي أستخدمها دائمًا)، أقوم بإضافته إلى خططي الأسبوعي في تقويم Google. أستخدم نموذجًا أسبوعيًا للتأكد من أن لديّ وقتًا كافيًا للتدريس والاستعداد للفصل وقراءة الأوراق وكتابتها وإجراء البحوث. أوه، وكثير من الاستياء - اقرأ البريد الإلكتروني والرد عليه. النموذج الأسبوعي عام، لكني أقوم بملء الورقة التي سأعمل عليها أثناء وقت الكتابة وأي جزء من البحث سأعمل عليه خلال ساعات البحث الخاصة بي على أساس أسبوعي وشهري. أضع المهام الثلاثة الأكثر أهمية في مخططي الورقي كل يوم، لأنني أميل إلى نسيان الأشياء عندما أحتاج إلى الاستمرار في التحقق من جدولي الزمني على التقويم.

3. تنظيم الوثائق

جانب آخر من هذا هو تتبع جميع رسائل البريد الإلكتروني من المحررين فيما يتعلق بورقة معينة، وكذلك الأرقام - لتجنب عدم القدرة على العثور على نسخة عالية الدقة من شكل معين، كلما احتجت إلى تحميلها لتقديمها. أقوم بإنشاء مجلد لكل ورقة (وكلها مرتبة في مستند مع أشيائي المكتوبة). أقوم بحفظ الورق وإصداراته المتعددة في هذا المجلد (تسمى الأوراق "عنوان الورق YYYYMMDD.doc"). أقوم بحفظ الأشكال في مجلد فرعي مؤخرًا بمسمى مرتبط، كنت أستخدم الشكل 1.eps والشكل 2.eps وما إلى ذلك لتسمية الأشكال.

احتفظ أيضًا بمجلد فرعي "عملية المراجعة" للردود على المراجعين وأي بريد إلكتروني ذي صلة بعملية المراجعة. يحتوي مجلد آخر يسمى "calcs" عادةً على العمليات الحسابية، التي تدعم البيانات الموجودة في الورقة لسهولة الرجوع إليها. نظرًا لأن لدي Inbox Zero، أقوم بحفظ جميع رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالورقة في المجلد الرئيسي للمستند، مثل البريد الإلكتروني الذي يحتوي على اسم الإرسال وتأكيد الإرسال.

باختصار، تسمح لي هذه الاستراتيجية بمتابعة الأوراق التي أعمل عليها. إنها بسيطة في السحابة، وتخدم الهدف الذي أريد تحقيقه. إن نظام إدارة الوقت المتطور مع الكثير من ميزات zinging - dinging، في رأيي ليس ما نحتاجه؛ بدلًا من ذلك، يكفي وجود نظام بسيط يحتوي على المعلومات الأساسية فقط.